Правила делопроизводства: как оформить приказ об утверждении инструкции или номенклатуры дел

Независимо от формы собственности и размеров предприятия, на каждом существует определенная документация. Она разрабатывается, используется или сохраняется в зависимости от потребностей. Систематизация, упорядочивание и сохранение данных обеспечивается специалистами, обладающими знаниями в делопроизводстве.

Каждый специалист должен быть ознакомлен с приказом по утверждению инструкции в делопроизводстве, но что это за инструкция, что она включает?

1. Это основные правила работы с внутренней документацией, они разрабатываются в соответствии с действующими нормативными и законодательными актами.
2. Распределяется ответственность за офисную документацию, а также указывается, кто уполномочен с ней работать. Нужно отметить, что с данными правилами должны быть ознакомлены все сотрудники, деятельность которых связана с документооборотом, а не только делопроизводители.

Утверждение инструкции происходит посредством издания соответствующего приказа, также в обязательном порядке в каждом подразделении необходимо издать приказ об утверждении номенклатуры дел, это большой шаг вперед в процессе правильной организации деятельности. Приказ оформляется в соответствии с требованиями, указываются все необходимые реквизиты, номер и дата документа. В тексте отражается информация об утверждении новой инструкции, о требовании ознакомления всех работников с разработанным экземпляром и обеспечения строгого соблюдения всех его положений. Указывается, кто осуществляет контроль над исполнением данного приказа. Далее, в обычном порядке, указывается функция, фамилия и инициалы подписавшего документ.

Чтобы сэкономить время, можно рассмотреть образец оформления распоряжения, затем создать собственный, исходя из индивидуальных нужд. Издаваемый документ может иметь любое обоснование. Указывая причины и обстоятельства, побудившие утвердить инструкцию, можно обратить внимание сотрудников на необходимость ее внедрения. Это может быть введение новейшей системы документооборота, используя программное обеспечение. Или же, дополнение нормативного или законодательного акта, в связи с которым возникла необходимость модернизировать инструкцию.

В приказ можно включить информацию о сроках его исполнения, указать, кто ответственен за его введение в действие, фамилии и должности работников. Обычно, инструкции используются в течение длительного срока, но, в случае необходимости, в них также можно вносить изменения, подтвержденные изданием соответствующего приказа.