Для чего нужна актуализация нормативных документов

Одним из требований обеспечения качества является ежегодная актуализация нормативных документов, которая применяется на различных предприятиях. Такую актуализацию необходимо проводить своевременно. Если какие-либо документы не прошли актуализацию, применять их не допускается.

Если все обновления, которые имеются в базе стандартов будут проводится постоянно и при этом будут применяться актуальные документы, гарантирующие соответствие нормам, именно это и будет являться успешным развитием бизнеса.

Анализ и актуализация документации

Актуализация документа — это различные исправления, добавления или исключения определенных данных в документе. Произвести активизацию имеют право только те подразделения, которые разрабатывали. Различные изменения в документах, которые повлекут за собой изменения в других документах, должны сопровождаться изменениями во всей документации, которая связана между собой.

Изменения могут производиться в тех случаях, если изменяется структура обязанностей и управления персонала, изменяются нормы, стандарты, технические условия, выявляются несоответствия в работе или аудите, изменяются управленческие процессы или СМК.

Когда все несоответствия в ходе работы будут выявлены, должен обязательно проводиться анализ несоответствия, после чего по исходным данным результата этого анализа будут вноситься изменения.

Так как время от времени меняются законодательства, возникает необходимость постоянно мониторить внутренние нормативные документы, при помощи которых руководствуются многие предприятия во время оказания различных услуг или во время производства продукции.

Стандарты называют документ с определенным циклом, в ходе которого могут изменяться те стандарты, которые здесь уже имеются. Они могут дополняться и изменяться.

Актуализация ГОСТ нужна в том случае, если вы не будете уверены в том, что не проводится ежемесячная актуализация или ваша документация будет содержаться в актуальном состоянии. Таким образом, нужна проверка наличия различных поправок при изменении в документах, а также внесение новых поправок и изменений. Также необходима проверка нормативных документов, если будет произведена замена, необходимо указать какой документ будет принят вместо предыдущего. Обязательно должен быть нанесен штамп «Проверено» с датой проведения актуализации. Ставить такой штамп можно только на официальных копьях стандарта.